個人情報の取り扱いについて

JMoF実行委員会(以下、当会)は、電子メールや各種フォーム(※)などでお寄せいただいた個人情報について、細心の注意を払って管理・運用します。

※ソーシャルメディアのダイレクトメッセージなど、当ウェブサイト以外で当会が運用しているものも含みます。

収集・保管する個人情報

当会は、以下の個人情報を収集・保管します。

  • 事前参加登録時:メールアドレス、氏名、参加証のお名前、居所、およその年齢、緊急連絡先(20歳未満の参加者のみ)
  • 問い合わせ時:お名前、メールアドレス
  • ボランティア応募時:お名前、メールアドレス
  • 企画応募時:電話番号または代替となる連絡媒体のアカウントID
  • 当ウェブサイトの利用時:Cookie(クッキー)
  • その他、事前にお知らせしてご同意いただいた利用目的内で運用する情報(下記参照)

クレジットカード決済について

参加登録時または一部の企画応募時においてクレジットカード情報が要求される場合がありますが、当該情報は決済代行サービス事業主であるStripe社のみに送信されます。カード情報はStripe社のサーバーに保存されており、JMoF側のサーバーではカード情報を一切保持しません。

個人情報の使用方法

当会が個人情報を収集する目的は以下の通りです。

  • 当会から参加者への必要書類(参加証など)の交付
  • 電子メールや各種フォームからお寄せいただいた問い合わせへの対応
  • ボランティア応募者や企画応募者に対する連絡
  • 当ウェブサイトにおけるユーザーエクスペリエンスの向上
  • その他、事前にお知らせしてご同意いただいた利用目的内で運用する情報(下記参照)

感染防止対策にかかる個人情報の使用方法

当会は、収集した個人情報を以下の感染防止対策の目的に取り扱います。

  • 宿泊予約者を確認する目的でのロワジールホテル豊橋への氏名などの提供
  • 参加者に新型コロナウイルス感染症の感染が認められた場合の参加者および保健所などの関係機関への連絡

※政府や自治体から情報提供の要請があった場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要がある場合、公衆衛生の向上のためとくに必要がある場合は、個人情報を第三者に提供することがあります。

※あらかじめ個人情報の当事者本人からご了承をいただいている場合、ならびに法令で定められている場合を除き、上記の情報を第三者に開示することはありません。

個人情報の取り扱いの根拠

当会による個人情報の取り扱いの根拠は以下の通りです。

  • Cookie:同意を得たため
  • その他の個人情報:サービス提供に必須であるため

また、当会が取り扱うすべての個人情報は日本国内で取り扱われます。

  • 欧州連合(EU)域内からの個人情報の移転について、日本国は欧州委員会による十分性認定を受けているため、その他の国や地域と同様に、特別な許可を得ることなく行われます。
  • 日英間においても、上記の効果を維持するための関連法令の手続きを完了しているため、イギリスからの個人情報の移転についても特別な許可を得ることなく行われます。

個人情報の保持期間

JMoF 2022の開催・運営にあたり当会が収集した個人情報は、JMoF 2022開催から最長2年と3ヶ月の間保持され、その後消去されます。また、当会は可能な限りこの期間を短縮します。

個人情報の確認、訂正および消去

事前参加登録時に提供していただく個人情報は、「事前参加登録内容変更フォーム」を通じていつでも訂正することができます。また、参加予定者(※)は同フォームを通じてJMoFへの参加を取り消すことができます。その場合、当会はその方の個人情報を消去します。

※参加区分が「SHOGUN」の場合、同フォームを通じて事前参加登録とその登録内容を取り消すことはできますが、参加費の返金はできません。詳しくは「特定商取引法に基づく表記」の「返金について」を参照してください。

サイト内セキュリティー

  • 当ウェブサイトにおける通信は、SSLによって暗号化されています。
  • 事前参加登録フォーム、ディーラーズルーム出展登録フォーム、事前参加登録内容変更フォーム、更衣室利用権購入フォームは、TLSによる暗号化技術を使用しています。

Cookieについて

当ウェブサイトでは、ユーザーエクスペリエンス向上のためCookie(クッキー)を使用しています。 Cookieとは、ユーザーがどのようにウェブサイトを利用したのかを記録するテキストファイルです。当会が提供するサービスをより便利に使えるようにしたり、改善したりする際などに参照されます。 Cookieによる情報の収集は、いつでも止めることができます。詳しくは「All About Cookies」(英語)を参照してください。

外部サービス

コンベンションを運営するため、当会では一部の業務に外部サービスを組み込んでいます。外部サービスにおける個人情報の取り扱いについて、詳しくはそれぞれの公式ウェブサイトにあるプライバシーポリシーを参照してください。

その他

当会にご提供いただいた個人情報に関するご質問は、「お問い合わせ」からご連絡ください。

(2021年9月25日更新)